qm:inbox_vertraege
Unterschiede
Hier werden die Unterschiede zwischen zwei Versionen gezeigt.
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qm:inbox_vertraege [2016/01/02 18:18] admin angelegt |
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| - | ====== INBOX Verträge ====== | ||
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| - | ===== Worum geht' | ||
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| - | * Verträge wiederfindbar ablegen | ||
| - | * die Übersicht über Vertragsversionen behalten | ||
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| - | ===== Grundlagen ===== | ||
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| - | Wir unterscheiden bei unserer Ablage zwei Formen von Verträgen: | ||
| - | - Einzelfallbezogene Verträge | ||
| - | - Laufzeitverträge (mehr als 1 Jahr Laufzeit oder unbefristet) | ||
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| - | > Beispiel 1: Der erste Fall liegt beispielsweise dann vor, wenn ein Kunde eine Netzwerkkonfiguration beauftragt, die vorgenommen wird, dann erledigt ist und abgerechnet wird. | ||
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| - | > Beispiel 2: Der zweite Fall liegt beispielsweise bei einem Webhosting-Auftrag vor oder bei dem Kooperationsvertrag über eine Vetriebspartnerschaft. | ||
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| - | Die Ablageproblematik resultiert aus den Aufbewahrungszeiten für Unterlagen bis zu ihrer Vernichtung. | ||
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| - | Regulär werden viele Unterlagen nach drei oder zehn Jahren vernichtet - ein Laufzeitvertrag kann aber auch nach 10 Jahren noch aktuell sein. | ||
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| - | Müssten wir jedes Blatt Papier vor seiner Vernichtung auf Aktualität prüfen, wäre dies eine nicht zu bewältigende Aufgabe. Deshalb müssen wir dies durch die Ablageorte für eine Vielzahl gleichartiger Unterlagen lösen. | ||
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| - | Während nach zehn Jahren über den kleinen Netzwerkauftrag aus Beispiel 1 i.d.R. kein Streit mehr entstehen wird, kann es bei Laufzeitverträgen Klärungsbedarf geben - beispielsweise hinsichtlich der vereinbarten Kündigungsfrist. | ||
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| - | Deshalb werden alle einzelfallbezogenen Verträge im jeweiligen Vorgang abgelegt und alle Laufzeitverträge müssen in einer besonderen Vertragsablage abgelegt werden. | ||
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| - | Um die Ablage zuverlässig, | ||
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| - | ===== Prozessbeschreibung / Ablauf ===== | ||
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| - | Das weitere Vorgehen mit Unterlagen aus dieser Inbox: | ||
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| - | - Erfassung in der Vertragsdatenbank | ||
| - | - Vermerk der Vertragsnummer auf dem Dokument | ||
| - | - Scan des Vertrages | ||
| - | - Anhängen als Scan in der Vertrags-DB | ||
| - | - Dokumentation im zugehörigen Vorgangsticket | ||
| - | - Ablage im Vertragsordner | ||
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| - | ===== Geltungsbereich ===== | ||
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| - | Diese Regelungen gelten **unternehmensweit**. | ||
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| - | //Falls// in den Sparten hierzu spezielle Regelungen im Widerspruch stehen, haben sie Vorrang. | ||
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| - | ===== Zuständigkeit ===== | ||
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| - | Die Zuständigkeit ergibt sich aus der [[qm: | ||
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| - | ===== Verweise ===== | ||
| - | ^ Mitgeltende Unterlagen| | | ||
| - | ^ Übersichten, | ||
| - | ^ Prozessbeschreibungen etc. (PROZ)| | | ||
| - | ^ Checklisten, | ||
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qm/inbox_vertraege.1451755135.txt.gz · Zuletzt geändert: 2021/07/29 10:20 (Externe Bearbeitung)
