8 5 2 Kennzeichnung und Rückverfolgung

Der Auftrag wird im Bestelldeckblatt sowie im entsprechend verbundenen Bestellticket dokumentiert und liegt am Empfang bis zur Lieferung in der Inbox Bestellungen. An das Bestelldeckblatt werden mindestens der entsprechende Auftrag und zusätzlich alle entstehenden papierhaften Dokumente zu der jeweiligen Bestellung angeheftet.

warenhandling_v1.0.pdf

In dem Bestelldeckblatt sind die Bestelldaten dokumentiert. Stimmen die Daten mit der Bestellung überein, wird die Rechnung bezahlt. Die Dokumentation findet auf dem Bestelldeckblatt bzw. der Rechnung statt. Die Rechnung wird bei erfolgreicher Prüfung zur Weiterverarbeitung in die Buchhaltung gegeben.

Die Maßnahmenmappen werden im QM-Wiki unter Maßnahmenmappen dokumentiert und durch die Versionierungsfunktion des Wikis sowie auf der Dateiablage versioniert.

Für jeden Kurs wird eine Veranstaltung im Online-Buchungssystem eingestellt, über die die Anmeldung erfolgt. Eventuelle zusätzliche papierhafte Unterlagen werden im jeweiligen Kursdurchführungsordner abgelegt.

Die Fragen von Prüfungen werden in den Maßnahmenmappen verwaltet, sofern dies für den Prüfungstyp gefordert bzw. zulässig ist.

Aufzeichnungen werden im jeweiligen Kursdurchführungsordner abgelegt.

Kosten werden in der Buchhaltung im Original abgelegt.

Kursbezogene Kosten werden im jeweiligen Kursdurchführungsordner abgelegt.

Die Bestellung der Kunden ist über die Veranstaltung im Online-Buchungssystem mit Metadaten wie Datum, Uhrzeit und IP dokumentiert. Korrespondenz und Kommunikation ist im Ticketsystem dokumentiert und über die Volltextsuche auffindbar.

Gestellte Rechnungen sind in der Software CAO Faktura erfasst. Zusätzlich werden sie in den jeweiligen Kursdurchführungsordnern Ordnern papierhaft für den schnelleren Zugriff abgelegt.

Reklamationen der Kunden und Teilnehmer/-innen werden über das QM-System gelenkt sowie gesammelt und gelistet. Für Reklamationen ist ein separater Ordner erstellt.

Feedbackbögen werden im jeweiligen Kursdurchführungsordner aufbewahrt.

Wünsche behandeln wir wie Reklamationen. Sie unterliegen der besonderen Überwachung und werden im Reklamationsordner aufbewahrt.